¿Qué es un DMS?

El sistema de gestión documental o Document Management System (DMS, por sus siglas en inglés) es un software que permite almacenar, archivar, organizar, buscar, agrupar y editar de manera rápida grandes cantidades de archivos de texto, audios, videos, imágenes o cualquier otro tipo de documento, mismo que comprime para que pueda ser almacenado digitalmente sin que se ocupe mucha memoria del ordenador. Gracias a que identifica diversos tipos de documentos, creados o recibidos por la empresa, el DMS los organiza de acuerdo al formato y al contenido, lo que se traduce en mayor facilidad al revisarlos o buscarlos.
A su vez es capaz de registrar en tiempo real cualquier edición o modificación realizada por los usuarios que están colaborando y trabajando en estos archivos, permitiendo un registro de todas las versiones creadas y modificadas. 

Este software se conecta a los correos electrónicos, fax y otros medios en los que la empresa tenga acceso a documentos, el sistema determina en dónde se almacenan y el orden de importancia de acuerdo a su contenido.

¿Para qué implementar un DMS?

En la actualidad, las empresas nos hemos tenido que adaptar y evolucionar hacia la digitalización, en este sentido el DMS facilita la gestión del trabajo a distancia y mantiene a los equipos de trabajo conectados y comunicados.

Este software puede aumentar la productividad en una empresa significativamente, ya que se simplifica notablemente la búsqueda de los archivos o documentos al categorizarlos por tipo de contenido, creador, fecha de creación, código, última modificación o cualquier otro criterio personalizado que facilite el acceso y la búsqueda. Esto significa un ahorro de tiempo, mayor eficiencia y además mejora la experiencia interna (equipo de trabajo) y externa (clientes) de la empresa. 

Ventajas para tu empresa de utilizar un DMS: 

  • Organización inteligente: un DMS es un partner estratégico para aquellas empresas que manejan un alto volumen de información y de datos porque permite mantener el control y el orden en tiempo real de todos los documentos gracias a la categorización, etiquetado y clasificado; esto agiliza el acceso a la información y evita que se tenga que estar buscando un archivo carpeta por carpeta.
  • Almacenamiento y preservación: los documentos que tengan una vida media útil podrán ser almacenados y posteriormente eliminados (puede ser de forma automática) una vez que ya no se requieran. En caso de que sean documentos que ya no se van a utilizar pero que se tengan que guardar para un futuro, como documentos fiscales, el software los comprime para que se almacenen sin ocupar mucha memoria. 
  • Rápida accesibilidad: Los documentos pueden compartirse interna y externamente y se  pueden autorizar o restringir los accesos que correspondan a cada usuario. 
  • Integración y compatibilidad con otras herramientas: DMS se puede usar y enriquecer con otras herramientas de gestión empresarial como Salesforce, CRM o Microsoft Office. 
  • Trazabilidad documental: independientemente del formato en el que trabaje cada usuario, el software da seguimiento a la creación, edición, almacenamiento y eliminación de cada archivo lo que resulta en una transparencia en el trabajo.
  • Workflow: la automatización permite ubicar y determinar si el documento tiene que ser revisado por cierta área de la empresa o si se requiere la validación de un grupo de personas para agilizar el trabajo, de esta forma evita que la información sea ignorada y se aumenta la eficiencia en el trabajo. 
  • Seguridad y respaldo de documentos: con la tecnología de DMS se pueden utilizar palabras clave para identificar el documento que buscamos y si lo eliminamos por error, lo podemos recuperar en esta plataforma.